Agiles Visualisieren, Präsentieren und Moderieren
Leitbild
Leidenschaft für draußen
Unter dem Motto „Leidenschaft für Draußen“ wurde am 12.07.2019 das neue Leitbild des Tiefbauamtes der Stadt Dortmund präsentiert. Dazu waren ca. 300 Beschäftigte des Amtes in das Dietrich-Keuning-Haus gekommen. Ihr gemeinsames Ziel: Die Inhalte des neuen Leitbildes in einem Workshop zu diskutieren und mit Leben zu füllen.
Empfang mit Schokolade
Der Andrang ist groß, als sich am 12. Juli 2019 um 9.00 Uhr die Eingangstür des Dietrich-Keuning-Hauses (DKH) für die Beschäftigten des Tiefbauamtes öffnet. Jeder von ihnen wird hier mit einer kleinen farbigen Schokoladentafel begrüßt.
"Du bekommst eine blaue Vollmilchtafel. Die Tafel steht für den ´blauen´ Thementisch hier vorne links. Da sitzen erst ein paar Leute“, erläutert Jörg Thurm von der Leitbildprojektgruppe einem Kollegen aus dem Amt, der gerade hereingekommen ist
Im DKH soll das neue Leitbild an acht Thementischen diskutiert werden. Jeder Tisch hat eine andere Farbe. Und mit den entsprechenden Farben von acht Schokoladensorten sorgt Jörg Thurm mit einigen Kollegen dafür, dass an jedem Tisch möglichst gleichviele Personen zusammentreffen
Die originelle Schokoladen-Idee hatte die Gruppe, die auch 2016 begann, das neue Leitbild des Amtes zu entwickeln.
Wie alles anfing …
Den Anstoß gab im Herbst 2016 die Amtsleiterin Sylvia Uehlendahl. In Abstimmung mit den Bereichsleitern schlug sie vor, das Leitbild aus dem Jahre 2006 zu überarbeiten und zu aktualisieren. Immerhin hatte das Tiefbauamt im letzten Jahrzehnt erhebliche personelle und organisatorische Veränderungen erfahren, so dass das alte Leitbild nicht mehr zeitgemäß war. Es war Frau Uehlendahl wichtig, bei der neuen Leitbildentwicklung alle Bereiche hierarchieübergreifend zu beteiligen, wobei gerade auch jüngere und neue Beschäftigte die Chance bekamen, sich konstruktiv einzubringen.
„Im so entstandenen Team Leitbild trafen sich in regelmäßigen Abständen von etwa ein bis zwei Monaten acht bis zehn Beschäftigte, um gemeinsam am neuen Leitbild zu arbeiten, erläutert Gabriele Homburg rückblickend – sie arbeitete von Anbeginn in der Leitbildgruppe mit. „Mit viel Engagement haben wir zunächst zusammengetragen, was einem jedem von uns wichtig erschien, erwähnt bzw. diskutiert zu werden. Mit der Zeit kristallisierten sich dann die entscheidenden Themen sowie unser Motto `Leidenschaft für Draußen` heraus. Im weiteren Arbeitsprozess wurden die Leitsatz-Formulierungen konkreter, das Medium (eine Broschüre) sowie deren Layout und die Auswahl der Fotos wurden entworfen, aufgenommen und aufeinander abgestimmt.“
Mit der „Broschüre“ spricht Frau Homburg den eleganten Flyer an, der jedem Mitglied des Amtes schon vor der Veranstaltung im DKH überreicht wurde. Entlang der acht Buchstaben des Wortes LEITBILD erläutert das Papier prägnant die acht Teilthemen, um die es geht: „Unsere Stärken“, „Unser Anspruch“, „Unser Miteinander“, „Unser Arbeiten“, „Unsere Führung“, „Unser wichtigstes Gut (Gesundheit)“, „Unser Morgen (Zukunft)“, und „Unsere Haltung“ gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern.
Weiter Gabriele Homburg: „Das, was hier nun griffig als Leitbildbroschüre vorliegt, hat einen intensiven Entstehungsprozess hinter sich, aber auch eine Zukunft zur Weiterentwicklung vor sich.“
Und so kam im Leitbildteam denn auch schon sehr früh die Idee auf, das neue Leitbild nicht einfach nur zu drucken und den Beschäftigten in die Hand zu drücken, sondern es bei seiner Präsentation mit ihnen allen zusammen intensiv zu besprechen. So sollten denn auch möglichst viele von ihnen motiviert werden, bei der „Weiterentwicklung“ künftig mitzumachen.
Und da sind wir wieder bei den acht Thementischen im Dietrich-Keuning-Haus am 12. Juli 2019. Die Tische sind schon kurz nach 9.00 Uhr sehr gut gefüllt.
Der Workshop am 12. Juli 2019
Nach kurzen Begrüßungsreden von Frau Uehlendahl und dem Plenumsmoderator Rainer König beginnt die Arbeit an den Thementischen.
Hier moderieren die städtischen Prozessbegleiterinnen und Prozessbegleiter Kathrin Aust, Stefan Bernecker, Anne Böning, Christian Frank, Nicole Kettler, Heike Niemeyer, Carola Urban sowie Juliane Feldner vom Team Feldner & König aus Velbert.
Es geht dabei immer um drei Fragen:
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Was bedeutet der betreffende Leitbild-Punkt konkret für uns?
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Wie sieht hier der IST-Zustand aus?
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Wie können wir den Punkt mit Leben füllen, was (welche Werkzeuge) brauchen wir dazu?
Unterstützt wird das Moderatorenteam von Mitgliedern aus der Leitbildgruppe. Sie sollen Fragen zur Entstehung der Texte beantworten. Schnell kommt man an den acht Tischen zur Sache und bezieht die Leitbildinhalte auf die eigene Arbeit: „Wir haben eine sehr hohe Weiterbildungsbereitschaft“, „hohe Kollegialität auf gleicher Ebene“ und wollen „respektvoll und freundlich“ zu Kunden sein, heißt es zum Beispiel. Aber man brauche auch „mehr Personal“, „Fortbildung“ und eine „moderne Ausstattung“ sowie mehr „Zeit für Schulungen“. Appelle wie „weniger digital, mehr kollegial“ stehen da neben sehr konkreten Anregungen wie z.B. der, „Fotos der Beschäftigten“ ins Telefonbuch einzufügen.
Die Zeit vergeht wie im Fluge. Nach 15 Minuten ertönt eine Glocke. Nun müssen die Gruppen im Uhrzeigersinn an den nächsten Thementisch wechseln, um auch hier zu diskutieren. Am Ende des Vormittages hat jeder Teilnehmende an zumindest drei Teil-Themen mitgearbeitet.
Die Zeit vergeht wie im Fluge. Nach 15 Minuten ertönt eine Glocke. Nun müssen die Gruppen im Uhrzeigersinn an den nächsten Thementisch wechseln, um auch hier zu diskutieren. Am Ende des Vormittages hat jeder Teilnehmende an zumindest drei Teil-Themen mitgearbeitet.
Wie geht´s weiter?
„Ich bin richtig froh, dass so viele gekommen sind und so erfrischend konstruktiv mitgemacht haben. Herzlichen Dank dafür. Mein besonderer Dank geht aber auch an die Kolleginnen und Kollegen, die an den Stellwänden moderiert und aus der Leitbildgruppe präsentiert haben. Das habt ihr toll gemacht“, kommentiert Rainer König in seiner kurzen Abschlussrede die Arbeit an den acht Thementischen.
Auch Frau Uehlendahl ist von der aktiven Teilnahme und Atmosphäre an dem Tag begeistert. „Jetzt müssen die Ergebnisse aber weiterverfolgt und so das Leitbild auch künftig mit Leben gefüllt werden. Dazu sind alle aufgefordert
Zunächst werden die Arbeitsresultate der acht Stellwände als Fotodokumentation in Lotus Notes hinterlegt. Danach will die Leitbildgruppe die darin enthaltenen Ideen, Vorschläge und Arbeitspakete weiterverfolgen. Hierbei können sich alle Beschäftigte des Amtes einbringen. „Wir freuen uns über jeden, der mitmacht“, sagt Andreas Fenzl, der ebenfalls vom ersten Tag an in der Leitbildgruppe mitgearbeitet hat.
Kontaktadresse Team Leitbild: afenzl@stadtdo.de